Bertelsmann Stiftung

Der für jedes Bundesland ausgewiesene Personalschlüssel ist eine mithilfe der amtlichen Kinder- und Jugendhilfestatistik ermittelte rechnerische Größe (vgl. Fuchs-Rechlin 2013; Strunz 2013; Lange 2008). Der Wert gibt Auskunft darüber, wie viele ganztags betreute Kinder (Ganztagsbetreuungsäquivalente) von einer Vollzeit arbeitenden Fachkraft (Vollzeitäquivalent) betreut werden. Es geht also um den Personalressourceneinsatz und somit um die Relation zwischen den vertraglich vereinbarten Betreuungszeiten aller Kinder und den vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten der Mitarbeiter:innen, die für eine Gruppe eingesetzt werden. Die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit umfasst die unmittelbare pädagogische Arbeit mit den Kindern sowie die mittelbare pädagogische Arbeit, die auch Vorbereitungszeiten, Teamsitzungen, Elterngespräche, usw. beinhaltet. Des Weiteren sind darin Urlaub und Fortbildungszeiten – sogenannte Ausfallzeiten – enthalten. Der Personalschlüssel umfasst neben den Arbeitszeiten des pädagogischen Gruppenpersonals auch anteilig die Arbeitszeiten des gruppenübergreifenden Personals und der Leitungskräfte (im Gegensatz zu dem Indikator „Personalschlüssel in KiTas ohne Leitungsstunden“). Die Arbeitszeiten des Verwaltungspersonals sowie der Beschäftigten, die für die Förderung von Kindern mit (drohender) Behinderung zuständig sind, werden bei dem vorliegenden Indikator nicht berücksichtigt. Der Personalschlüssel gibt nicht an, wie viele Kinder zu jedem Zeitpunkt am Tag von einer Fachkraft betreut werden. Dies wiederum wird mithilfe der sogenannten Fachkraft-Kind-Relation dargestellt, die sich tatsächlich nur auf die direkte pädagogische Arbeitszeit in den Gruppen bezieht. 

Die Berechnung des ausgewiesenen Personalschlüssels wurde innerhalb der vergangenen Jahre umgestellt, sodass der hier ausgewiesene Personalschlüssel in zweifacher Hinsicht nicht mit den Werten der Vorjahre vergleichbar ist: Ab 2010 wird zum einen der gruppenbezogene Median dargestellt, d. h. der Zentralwert aller jeweils errechneten Personalschlüssel. In den Vorjahren wurde das arithmetische Mittel ausgewiesen, also der durchschnittliche Wert aller jeweils berücksichtigten Personalschlüssel. Zum anderen wird ab 2012 der exakte vertraglich vereinbarte wöchentliche Betreuungsumfang der Kinder erfasst und nicht wie in den Vorjahren nur Kategorien der täglichen Betreuungszeiten. Darüber hinaus werden ab 2012 die Arbeitszeiten des Personals in bis zu zwei Arbeitsbereichen erfasst, zuvor wurde die gesamte Arbeitszeit der Tätigen dem überwiegenden Arbeitsbereich zugeordnet. Dadurch konnte die Berechnung des Personalschlüssels verbessert werden; der Vergleich zu den Vorjahren ist jedoch nur noch sehr eingeschränkt möglich (vgl. Fuchs-Rechlin 2013). 

Ausgewiesen werden die Personalschlüssel für verschiedene Gruppentypen, die sich wie folgt zusammensetzen: 

- "Krippengruppen": Dies sind alle Gruppen, in denen ausschließlich Kinder unter drei Jahren betreut werden. 

- "Für Zweijährige geöffnete Kindergartengruppen": Dies sind Gruppen mit 15 und mehr Kindern, in denen neben Kindern ab einem Alter von drei Jahren bis zum Schulbesuch auch bis zu fünf zweijährige Kinder betreut werden. 

- "altersübergreifend, Gruppen mit Kindern unter vier Jahren": Dies sind alle Gruppen, die nicht den Krippengruppen zugeordnet sind und in denen ausschließlich Kinder unter vier Jahren betreut werden. Bis 2011 ist dieser Gruppentyp in den altersübergreifenden Gruppen (Gruppentyp 3) enthalten. 

- "altersübergreifend, Kinder ab null Jahren bis Schuleintritt": Hierunter fallen diejenigen Gruppen, die nicht den vorangegangenen Gruppentypen zugeordnet wurden. Diese Gruppe setzt sich aus altersgruppenübergreifenden Gruppen mit Kindern von 0 Jahren bis zum Schuleintritt und altersgruppenübergreifenden Gruppen mit Schulkindern zusammen. Sprachlich exakt müsste diese Gruppenform „altersgruppenübergreifende Gruppen“ heißen. Unberücksichtigt bleiben Gruppen, in denen nur Schulkinder sind. 

- "Kindergarten, Kinder ab drei Jahren bis Schuleintritt": Dies sind alle Gruppen, in denen ausschließlich Kinder von drei Jahren bis zum Schuleintritt sind, also die klassischen Kindergartengruppen. 

- "Hortgruppen": Hierunter fallen diejenigen Gruppen, in denen sich ausschließlich Schulkinder befinden. 

Die Zuordnung von Gruppen in Kindertageseinrichtungen zu einem bestimmten Gruppentyp wird nicht von den Einrichtungen selbst vorgenommen, sondern erfolgt im Rahmen der Auswertung der Daten der amtlichen Kinder- und Jugendhilfestatistik. Dabei erfolgt die Zuordnung primär anhand der Alterszusammensetzung der Kinder in der Gruppe. 

Gruppen, in denen Kinder mit einer (drohenden) Behinderung betreut werden, werden in der Berechnung nicht berücksichtigt. 

Für das Datenjahr 2020 ist zu berücksichtigen, dass aufgrund der zeitweiligen Schließung bzw. des eingeschränkten Betriebs der Kindertageseinrichtungen durch die Corona-Pandemie einige Einrichtungen in Nordrhein-Westfalen ihre Daten nicht rechtzeitig übermitteln konnten. Bei den entsprechenden Daten muss von einer Untererfassung von ca. 50 KiTas mit ca. 2.000 betreuten Kindern und dem jeweiligen Personal ausgegangen werden. 

Hinsichtlich des Datenjahres 2021 ist davon auszugehen, dass es aufgrund der zeitweiligen Schließung bzw. des eingeschränkten Betriebs von Einrichtungen der Kindertagesbetreuung und von Horten durch die Corona-Pandemie teilweise zu größeren Abweichungen zwischen den Daten der amtlichen Statistik und dem Ist-Zustand kommt. Beispielsweise sind die tatsächlichen Betreuungszeiten von Kindern in vielen Einrichtungen vermutlich weit geringer, als sie im Betreuungsvertrag laut amtlicher Statistik vereinbart sind. Diese Abweichungen sind bei der Interpretation der hier ausgewiesenen Daten zu berücksichtigen.  

Ab dem 01.03.2021 kommt es bei der Berechnung des Personalschlüssels zu einer Untererfassung der Anzahl der Gruppen, aufgrund einer methodischen Änderung in der Gruppenzuordnung des pädagogischen Personals seitens des Statistischen Bundesamtes. So konnte für das Datenjahr 2021 für 1,7 % der Gruppen in KiTas mit fester Gruppenstruktur kein Personalschlüssel berechnet werden (vgl. Akko/Krause/Schütz 2023). Die Daten dieser fehlenden Gruppen werden für das Datenjahr 2021 nicht berücksichtigt. Für das Datenjahr 2022 wurde die Berechnungsmethodik angepasst, sodass die Personalschlüssel für alle Gruppen ausgegeben werden. Allerdings führt die Ergänzung der fehlenden Gruppen ab dem Datenjahr 2022 teils zu größeren Abweichungen zwischen Median und Mittelwert sowie zu besonders hohen Standardabweichungen. Weitere Informationen finden Sie hier. 

Weitere methodische Erläuterungen zum Personalschlüssel sind zu finden unter „Methodik“.  

Quelle 

Daten ab 2018:  
FDZ der Statistischen Ämter des Bundes und der Länder, Kinder und tätige Personen in Tageseinrichtungen und in öffentlich geförderter Kindertagespflege, verschiedene Jahre; berechnet vom LG Empirische Bildungsforschung der FernUniversität in Hagen, auf Grundlage der von der Arbeitsstelle Kinder- und Jugendhilfestatistik (AKJ^Stat) entwickelten Methodik zur Berechnung des Personalschlüssels. 

Daten 2017: 
FDZ der Statistischen Ämter des Bundes und der Länder, Kinder und tätige Personen in Tageseinrichtungen und in öffentlich geförderter Kindertagespflege, 2017; Berechnungen der Bertelsmann Stiftung, 2018 

Daten bis 2016: 
FDZ der Statistischen Ämter des Bundes und der Länder, Kinder und tätige Personen in Tageseinrichtungen und in öffentlich geförderter Kindertagespflege, verschiedene Jahre; Berechnungen des Forschungsverbundes DJI/TU Dortmund (AKJ^Stat). 

Literatur 
Akko, Davin Patrick/Krause, Michael/Schütz, Julia. (2023): Unberücksichtigte Gruppen bei der Personalschlüsselberechnung in Kindertageseinrichtungen und Horten seit dem 01.03.2021, in: Deposit Hagen, https://doi.org/10.18445/20230808-135941-0. 

Fuchs-Rechlin, Kirsten (2013): Genauer hingeschaut - Personalausstattung in KiTas schlechter als gedacht, in: Kom^Dat Jugendhilfe, Heft 1/2013, S. 12-15. 

Lange, Jens (2008): Personalschlüssel in Kindertageseinrichtungen, Berechnungsgrundlagen und empirische Ergebnisse eines vielbeachteten Indikators, in: FORUM Jugendhilfe, H. 3/2008, S. 41-44. 

Strunz, Eva (2013): Wie viel Personal für wie viele Kinder? - Der Personalressourceneinsatz in Kindertageseinrichtungen 2013, in: FORUM Jugendhilfe, Heft 4/2013, S. 33-40. 

Viernickel, Susanne/Schwarz, Stefanie (2009): Schlüssel zu guter Bildung, Erziehung und Betreuung – Wissenschaftliche Parameter zur Bestimmung der pädagogischen Fachkraft-Kind-Relation. Expertise. Herausgegeben vom Paritätischen Gesamtverband, dem Diakonischen Werk der Evangelischen Kirche Deutschland (EKD) e.V. und der Gewerkschaft Erziehung und Wissenschaft (GEW). Berlin.